Actividades que realiza un Sistema de
Información:
Entradas:
- Datos generales del cliente:
nombre, dirección, tipo de cliente,
etc. - Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
- Facturas (interfase automático).
- Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
- Cálculo de antigüedad de
saldos. - Cálculo de intereses moratorios.
- Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
- Movimientos del mes (pagos,
depuraciones). - Catálogo de clientes.
- Facturas.
Salidas:
- Reporte de pagos.
- Estados de cuenta.
- Pólizas contables (interfase
automática) - Consultas de saldos en pantalla de una
terminal.
Un sistema de
información contable sigue un modelo
básico y un sistema de información bien
diseñado, ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo /
beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se
deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso
contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales.
- Registro de la actividad financiera: en un sistema
contable se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en
términos económicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en términos monetarios y que se deben registrar en los
libros de
contabilidad. Una transacción se refiere
a una acción terminada más que a una
posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los
eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
términos monetarios. - Clasificación de la información: un
registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de
datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a
través de las cuales se recibe o paga dinero. - Resumen de la información: para que la
información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de venta de una
empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier
persona se
dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las
ventas
resumidas por producto.
Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de
Mars necesitará la información de ventas resumida
por almacén.
2.-La tecnología en
contabilidad
La tecnología es el conjunto de
conocimientos y técnicas que, aplicados
de forma lógica
y ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno
material o virtual para satisfacer sus necesidades, esto
es, un proceso combinado de pensamiento y
acción con la finalidad de crear
soluciones útiles, en si la tecnología es
el motor que impulsa
al cambio.
El impacto de la tecnología en la
profesión contable esta fuera de toda duda. Las
tecnologías de la información operan como motor del
cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de
información. En 1992 ya se anticipaba el papel de las
tecnologías de la información como motor del cambio
que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar
obsoletas todas las estructuras
empresariales que no sepan adaptarse. Al incorporar la s
tecnologías de la información en la contabilidad se
producen dos consecuencias:
*Mejoras en velocidad
En cuanto al impacto de las tecnologías de la
información en las prácticas y sistemas de
información contables es necesario distinguir entre
aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos
y aquellas que permiten que nuevos métodos de
trabajo
contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos
sistemas de
información.
Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que
supone utilizar un soporte informático para:
- Obtener los balances y cuentas de
resultados en tiempo
real. - Depositar las cuentas en los registros
mercantiles por Internet - Liquidar los impuestos por
Internet - Enviar facturas por intercambio electrónico de
información.
Esto es muy positivo por el ahorro en
tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios
metodológicos.
*Las tecnologías de la información pueden
y deben producir también cambios en el diseño de
sistemas de información, es decir tener cambios
organizativos
3.-Evolución de la
contabilidad
Desde sus orígenes hasta el
renacimiento
Podríamos afirmar que el inicio de la
contabilidad fue
La división del trabajo
La invención de la escritura
La utilización de una medida de valor.
La contabilidad inicia desde el momento en que el hombre
formo sus grupos de cazadores posteriormente de agricultores y
pastores en estos casos ya se había dado el inicio de la
escritura y
los números, elementos necesarios para la actividad
contable.
Hablar de Roma es hablar de
una época muy importante en la evolución de la
contabilidad. A pesar de que los romanos escribieron una gran
cantidad de obras la mayor de ellas trataban el derecho, pero en
relación con la contabilidad o a las prácticas
contables, no existe un acervo importante.
"Expresa el Acepta" son los términos
técnicos que constantemente emplearon los textos latinos
al referirse a cuestiones contables.
Edad Media
Durante este periodo se inicio el feudalismo, en el
cual no ceso totalmente el comercio, por
lo que las prácticas contables debieron de ser usuales,
aun cuando esta actividad se volviese casi exclusiva del
señor feudal y de los monasterios europeos.
La contabilidad en Italia, en el
siglo Vlll, era una actividad usual y necesaria. Tres ciudades
italianas dieron gran uso e impulso a la actividad contable:
Génova, Florencia y Venecia, lugares donde se usaba y se
alentaba la contabilidad por partida doble como utilizada
actualmente.
También puede citarse el celebre juego de
libros empleados por la Comuna Genovesa, en los que la
contabilidad se llevaba a la usanza de la época, empleando
los términos de "debe" y "haber", utilizando asientos
cruzados y manejando la cuenta de Perdidas y
Ganancias.
El Renacimiento
En esta época, la contabilidad tuvo
indudablemente fabulosos cambios, de los cuales uno
fundamentalmente transformo a nuestra profesión
radicalmente: la partid doble, misma que seguimos utilizando en
nuestros días.
Se tienen noticias de
que Benedetto Cotugli, originario de Dalmacia, fue un pionero del
estudio y registro de las operaciones
mercantiles por partida doble, como e aprecia en su obra Della
mercatura et del mercante perfectto, terminada en 1458 impresa en
1573.
Influencia de los cambios
tecnológicos
La revolución
industrial fue un aspecto que influyo en la evolución
de la contabilidad, pues al cambiar del sistema de producción manual y en pica
escala, a la
producción mecanizada y en masa se hizo
necesario.
La contabilidad de
costos, que de una determinación histórica del
costo de la producción basado en la materia prima,
la mano de obra y los gastos indirectos
de producción, ha desembocado en sistemas de costos
predeterminados de tipo estimado o de tipo estándar,
mediante los cuales el costo de los artículos no se
obtiene al finalizar el proceso productivo, si no se calcula de
antemano y sirve de base de control y eficiencia.
Finales del siglo XlX y principios del
XX
En este lapso persiste su proceso ininterrumpible de
adecuarse, día a día, a las necesidades de
información financiera de las entidades económicas,
Algunas de las influencias en este periodo fueron:
1.- El desarrollo en
la enseñanza de la contabilidad y los libros
de texto.
2.- La Revolución
Industrial
3.- El desarrollo de los ferrocarriles.
4.- La regularización por parte del gobierno en
aspectos fiscales.
5.- La necesidad de información para cosas de
bolsas y valores.
6.- La
organización y desarrollo de agrupaciones de
profesionales de Contadores Públicos, a través de
colegios o Institutos.
7.- El auge de la sociedad
anónima
8.- La teoría
económica.
9.- Las primeras expresiones de tratados
comerciales entre Francia e
Inglaterra.
El fin fundamental ha sido y será apegarse
adecuarse alas necesidades de información de cada entidad
y proporcional información financiera, mediante estados
financieros que sean útiles para tomar decisiones
acertadas en beneficio de la entidad, para el ogro de sus
objetivos.
EN MÉXICO
Desde sus orígenes hasta nuestros
días
Se tiene conocimiento
de que los aztecas llevaban
un adecuado control de sus transacciones mercantiles, demostrado
en la ordenada cuenta y razón que llevaban los tributos que
recibían de los pueblos a los que sojuzgaban, según
lo refiere el Códice Mendosita.
Mediante sus mayordomos, recibían los tributos y
se encargaban de distribuirlos adecuadamente entre os guerreros,
los sacerdotes de culto y demás personajes
importantes.
El maestro Alfredo Chavero dice al respeto. "Es
curioso el estudio de este punto porque no se comprende bien como
no existiendo una verdadera moneda, podrían distribuirse
entre los contribuyentes el pago de las rentas
publicas.
En la época de la conquista, en 1519 cuando se
fundo el ayuntamiento de Veracruz, se nombro contador a Don
Alfonso de Ávila.
En 1536, el virrey Antonio de Mendoza establece la
contabilidad de la Casa de Moneda, lo cual es el libro de
contabilidad mas antiguo de nuestros continentes.
FECHAS MÁS IMPORTANTES DEL ORIGEN DE LA
CONTABILIDAD
1494. Primera edición
del primer libro sobre Teneduría de Libros de que e tiene
noticia, escrito por Fray Luca Pacciolo.
1519. Se elige a Don Alfonso Ávila, contador del
Ayuntamiento de Veracruz, siendo el primer contador oficial que
existió en México.
1522. El 15 de octubre, Carlos V expide en nombramiento
a favor de Don Rodrigo de Albornoz como Contador Real de la Nueva
España,
quien se encarga de la guarda u recaudo de la hacienda de la
Corona.
1581. Primera agrupación profesional de
contadores, fundada en Venecia, Italia.
1844. Ley del
Parlamento Ingles, estableciendo que, para conceder la
incorporación de una campaña, Seria necesario el
nombramiento de uno o más auditores.
1845. El tribunal de Comercio de la Ciudad de
México, establece la Escuela
Mercantil
1847. La escuela Mercantil cierra sus puertas por falta
de fondos, en la época de la invasión
Americana.
1854. Se funda la Escuela de Comercio en la Ciudad de
México, por decreto de Santa Ana.
1856. Se organiza en Escocia, Inglaterra una sociedad de
Contadores.
1868. El 15 de julio, siendo presidente Don Benito
Juárez, se inaugura la Escuela Superior de Comercio y
Administración.
1869. Se restablece la enseñanza de idiomas
extranjeros en la Escuela de Comercio y continúo en
suspenso la del castellano.
1870. Se nombra director de la Escuela de Comercio a Don
Bernardino del Raso.
1871. Se crean en dicha escuela las carreras de
"Empleado de Contador" y "Corredor Titular".
1880. La reina Victoria otorga concesión para
fundar el Instituto de Contadores de Inglaterra y
Gales.
1886. Se funda en la Escuela de Comercio las clases de
química,
de estadísticas, historia del comercio y se
restableces las lenguas castellana caligrafía.
1887. Se funda en Estados Unidos la
Asociación América
de Contadores Publico.
1890. Se establece en la Edúcela Superior de
Comercio y Administración, las clases de operaciones
financieras, bancarias y de bolsa.
1896. El Senado del estado de
Nueva York, otorga reconocimiento legal a la profesión del
Contador Publico.
1899. Se establecen las clases de taquigrafía en la Escuela Superior de
Comercio y Administración.
1905. Se crea en México la firma de contadores
Price Waterhouse y Compañía
1906. Inaugura sus oficios en México la firma de
contadores Deloitte Prender, Grifith, Haskins and
Sells.
1907. El 25 de marzo, Don Fernando Díaz Barroso
sustenta el primer examen de contador celebrado en
México.
1917. La Asociación Americana de Contadores se
convierte en el Instituto Americano de Contadores.
1917. El Instituto Americano de Contadores
publicó las primeras reglas a que deben ajustarse sus
miembros para la "certificación" de balance, con el nombre
de "Métodos aprobados para la preparación del
Balance
General".
1917. El instituto Americano de Contadores adopta un
Código
de Ética Profesional
1917. Se fundo en México la Asociación de
Contadores Públicos Titulados,
1921. Se modifican los procedimientos de
enseñanzas de la Contabilidad adoptando como punto de
partida el estudio del Balance General, según la practica
de la Unción Americana.
1923. El 6 de Octubre, se firmo el acta constitutiva del
Instituto de Contadores públicos Titulados de
México.
1924. Don Fernando Díaz Barroso publica el primer
texto profesional;: Sistemas Modernos de Contabilidad.
1929. La Escuela Nacional de Comercio y
Administración se incorpora a la UNAM.
1934. Se funda Mancera Hermanos y
Compañía, S.A. primera firma mexicana de Contadores
Públicos.
1938. El 3 de mayo, el C.P Ramón
Cárdenas lleva la profesión a la ciudad de
Monterrey, descentralizándose así de la capital del
país.
1959. El 21 de abril, se establece el decreto que crea
la Dirección de Auditoria Fiscal
Federal, que brinda al Contador Publico la oportunidad de que su
opinión profesional sea considerada por las autoridades
hacendarías.
1965. La Escuela de Comercio y Administración de
la Universidad
Nacional Autónoma de México adquiere el rango de
Facultad, al incorporar estudios de Maestría y
Doctorado.
1973. El Instituto Mexicano de Contadores
Públicos AC. celebra su cincuentenario
1973. La Facultad de Comercio y Administración de
la Universidad Nacional Autónoma de México, cambia
su denominación por la de Contaduría y
Administración, dejándose atrás un
término conceptualmente limitado.
DEFINIENDO LA
TECNOLOGÍA
4.-Historia de la tecnología de
información
El término "tecnología
de información" vino alrededor en los años 70.
Su concepto
básico, sin embargo, puede ser trasero remontado incluso
fomenta. A través del vigésimo siglo, una alianza
entre las industrias
militares y varias ha existido en el desarrollo de la electrónica, de computadoras,
y de la teoría de información. Los militares han
conducido históricamente tal investigación proporcionando la
motivación y financiándola para la innovación en el campo de la
mecanización y de la
computadora.
La primera computadora
comercial era el UNIVAC I. Fue diseñada por J. Presper
Eckert y Juan Mauchly para la oficina de censo
de los EE.UU. El los años 70s vio la subida de
microordenadores, seguida de cerca por el ordenador personal de IBM
en 1981. Desde entonces, cuatro generaciones de computadoras se
han desarrollado. Cada generación representó un
paso que fue caracterizado por el hardware del tamaño
disminuido y de capacidades crecientes. La primera
generación utilizó los tubos de vacío,
segundos circuitos
integrados de los transistores, y
los terceros. La cuarta (y corriente) generación utiliza
sistemas más complejos por ejemplo Muy-grande-escala la
integración o el Sistema
La Tecnología de
información
Hoy, la tecnología de información del
término ha hinchado para abarcar muchos aspectos de
computadora y de la tecnología, y el término es
más reconocible que antes. El paraguas de la
tecnología de información puede ser absolutamente
grande, cubriendo muchos campos. Los profesionales realizan una
variedad de deberes que se extiendan de instalar usos a
diseñar redes de ordenadores y
bases de datos
complejas de la información. Algunos de los deberes que
los profesionales realizan pueden incluir:
- Gerencia de datos
- Establecimiento de una red de la
computadora - Diseño de los sistemas de la base de
datos - Diseño del software
- Sistemas de información de
gerencia - Gerencia de sistemas
La Tecnología se define como el
conjunto de conocimientos y técnicas que,
aplicados de forma lógica y ordenada, permiten al ser
humano modificar su entorno material o virtual
para satisfacer sus necesidades, esto es, un proceso combinado de
pensamiento y acción con la finalidad de crear
soluciones útiles.
La tecnología de información (IT),
según lo definido por la asociación de la
tecnología de información de América (ITAA)
es "el estudio, diseño,
desarrollo, puesta en práctica, ayuda o gerencia de los
sistemas de información computarizados, particularmente
usos del software y hardware." En fin, se ocupa del uso de
computadoras y del software
electrónico de convertir, de almacenar, de proteger, de
procesar, de transmitir y de recuperar la
información.
Las Tecnologías de la
Información han sido conceptualizadas como la
integración y convergencia de la computación microelectrónica, las
telecomunicaciones y la técnica para el
procesamiento de
datos, sus principales componentes son: el factor humano, los
contenidos de la información, el equipamiento, la
infraestructura material, el software y los mecanismos de
intercambio electrónico de información, los
elementos de política y
regulaciones y los recursos
financieros.
5.-Transformaciones de las estructuras
ocupacionales
La calificación de la mano de obra en la empresa de
base tecnológica moderna esta cambiando por varias
razones:
- mayor importancia de las tareas de logística, procesamiento de datos, toma
de decisiones y comunicación; - reducción de tareas que no agregan
valor(controles separados de la ejecución); - organización por tareas por incremento en la
variedad de la producción; - incremento de tareas que surgen a partir del concepto
de "diseño total".
Las tareas que definen el perfil de la
calificación del trabajador son ahora destrezas y
habilidades requeridas para realizar y revisar todas las tareas
estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y capacidad
intelectual (para procesar información, tomar decisiones e
interactuar con los de más trabajadores). Estos cambios en
el perfil de la calificación constituyen la base de los
"equipos flexibles" de autocontrol, la base técnica de los
círculos de calidad, y
definen la inevitable desaparición de "controles externos"
a la producción como son la inspección de calidad,
la supervisión de manejo de
materiales. Etc. El círculo de calidad sustituye ahora
a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisión
de la s operaciones.
6.-Programas
informáticos
La computadora se compone de un conjunto de componentes
conectados entre si y para que funcione es necesario que haya un
conjunto de programas que le digan paso a paso que es lo que debe
hacer. El software es la parte intangible del sistema de
información y esta formado por una colección de
reglas e instrucciones que permiten establecer la relación
entre el usuario y la maquina. El mejor equipo sin un buen
programa no
sirve para nada.
Tipos de programas
Puede clasificarse en varios grupos: sistema
operativo, lenguajes de programación y programas de
aplicación.
El sistema operativo
Es el conjunto de programas que dirige las operaciones
básicas del ordenador, especialmente las de entrada y
salida como presentar en el monitor los
resultados, controlar la impresora,
etc.
Se ocupa de varias funciones:
a) Administrar los recursos disponibles de la
máquina, que son escasos. Controlar los flujos de
información dentro del sistema y la ejecución de
los trabajos encomendados.
b) Mantener la operatividad del sistema, detectar
errores y controlar los dispositivos y configuración de
los periféricos, de forma que no aparezcan
continuas interrupciones frente al usuario.
c) Ejecutar el software de
aplicación para obtener la máxima eficacia en la
explotación del equipo.
Los lenguajes de programación
Son programas que permiten escribir
programas
Hay lenguajes de
programación que se aproximan al código de la
máquina y se llaman de bajo nivel. En este caso se
utilizan los ensambladores, que son programas que transforman las
órdenes escritas en lenguajes de bajo nivel a
código binario, a ceros y unos.
En el otro extremo se encuentran los lenguajes de alto
nivel, que se asemejan al idioma escrito. Para traducir estos
programas a código binario existen los llamados
intérpretes y compiladores.
En el caso de los lenguajes de programación
interpretados, se traduce el llamado programa fuente cada vez que
se ejecuta. Este es un proceso sencillo pero lento, ya que
está continuamente traduciendo.
En los lenguajes de programación que utilizan
compilador, éste traduce el programa fuente y se obtiene
lo que se denomina programa objeto, que es el que se
ejecuta.
Programas de aplicación
Son los que nos interesan en la ejecución de
nuestras operaciones de "contar"
7.-Sistema informático
Es la síntesis
de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema
informático típico emplea un ordenador que usa
dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar
datos.
Los primeros sistemas informáticos se limitaban
a reproducir los sistemas de contabilidad manuales que
fueron evolucionando, el siguiente paso en la evolución
de estos programas es la popularización del entorno
Windows. A
pesar de que muchos programas que operan en MS-DOS, lo
cierto es que con el entorno grafico se consiguen mejoras en
productividad:
- uso del ratón
- recursos como copiar y pegar o arrastrar y
soltar - mantener varias ventanas abiertas
- exportar e importar datos de la hoja de calculo y
procesadores de
textos, - uso de menús sencillos
- capacidad de profundizar en una cuenta a partir del
mayor
8.-Sistemas de cómputo
administrativos
Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas
por Cobrar y Proveedores y
Cuentas por pagar, control de
inventarios, nóminas,
etc. Que le permite mantener toda la información sobre sus
clientes y proveedores, así como llevar el control de
todas las transacciones que la empresa realice con los
mismos.
Manejan su información en múltiples
formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS
SQL-Server,
Interbase, Oracle y
cambien en bases de datos desktop como Access y
paradox. Las características de los sistemas es que
utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de
bases de datos lo cual los hace seguros y
confiables en el registro y control de las
transacciones.
CONCLUSIÓN:
Después del análisis realizado en los temas anteriores
se ha llegado entender que los sistemas de información son
de gran importancia en la actualidad para el manejo de los
registros contables, así mismo una buena accesibilidad y
confianza gracias al avance de la tecnología que se ha
venido modernizando actualmente.
Recopilado por:
Velia Montserrat Balderrama Egüis
Estudios: Lic. En Contaduría en la
Universidad Autónoma Indígena de México,
Mochicahui el Fuerte Sinaloa julio 2007-07-03.
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